일을 위한 커뮤니케이션에서 문서의 의미

일을 하는데 있어서 커뮤니케이션의 중요성은 더 이상 말할 필요가 없다.

 

우리는 대체로 말과 글을 통해서 커뮤니케이션을 하게 되는데,

이때 문제가 되는 요인은 대체로 말하는 사람과 듣는 사람(또는 글을 쓰는 사람과 읽는 사람)의 사고와 관점, 이해력의 차이에서 발생하게 된다.

 

예를 들어, 말을 하는 사람은 의도가 잘 전달될 수 있도록 내용을 구성하여 얘기하지만 듣는 사람이 말하는 사람의 전체적인 내용이 아닌 사용하는 단어나 태도 등의 국지적인 요소에 초점을 맞춰 듣는다면 커뮤니케이션이 원만하게 진행되지 않는다.

 

따라서, 말하는 사람도 듣는 사람도 같은 내용을 반복하여 확인할 수 있도록 휘발성인 말보다 글을 자주 이용하게 되는데, 여기에서도 독해력의 차이 또는 읽는 관점의 차이로 의도가 잘 전달되지 않을 수 있다. 그나마 반복을 통해 그 차이를 좁힐 수 있는 여지를 갖는다. 그래서 우리는 그 차이를 좀 더 좁히기 위해 최소한의 문서 양식을 만들어 사용하곤 한다.

 

그래서 조직이 커지고 다양한 사람들이 함께 일하게 될수록 문서 양식이 많아지는 것은 어쩌면 불가피한 것일 수 있다.

한 편, 커뮤니케이션이 잘 되는 작은 일부의 조직 내에서는 문서 양식이 잘 갖춰진 문서가 없거나 심지어 문서조차 없는 것도 커뮤니케이션의 수단으로 문서가 필요치 않아서라는 이유의 측면에서는 이해가 가는 부분도 있다. 물론, 조직 구성이 바뀌면 그동안의 경험과 조직 자산들이 사라지긴 하겠지만...